Наш секретарь-референт — на обложке!

В разных компаниях обязанности секретаря сильно разнятся и неудивительно, что секретарь-референт директора Международной Школы Дизайна занимается аукционами и выставками. Впрочем….. Наталья Холматова обо всём расскажет сама.

Сегодня в гостях у «Хорошего секретаря» Наталья Холматова, секретарь-референт директора Международной Школы Дизайна в Москве.

Наталья, расскажите нам немного о той организации, в которой вы сейчас работаете.
Международная школа дизайна обучает студентов на очном и заочном отделениях дизайну интерьера, ландшафтному дизайну, организует различные курсы по росписи по мебели, стеклу, живописи и рисунка, и т.д. Но самая главная особенность обучения в нашей школе, это то, что у каждого студента есть возможность стать профессионалом в сфере дизайна.

Обязанности секретаря сильно разнятся в разных компаниях. Чем именно вы занимаетесь?
У меня разнообразный и очень интересный круг обязанностей, немного отличающийся от принятого стандарта во многих компаниях.
Я принимаю гостей нашей Школы, отвечаю на телефонные звонки, работаю с документацией, офисной техникой, веду кадровую документацию, помогаю организовывать различные встречи и семинары с известными людьми в сфере дизайна для студентов и преподавателей.

У вас есть какие-нибудь нелюбимые обязанности? А, наоборот, любимые?
Мне нравится всё, я с удовольствием вхожу в офис каждое утро. Можно сказать, что я попала в свою стихию, в мир искусства, мир дизайна. Хотя иногда и приходится много «бегать», но это совсем несложно, когда любишь свою работу!

Как вы справляетесь с острыми, конфликтными ситуациями на работе?
Главное уметь слушать собеседника, понять суть конфликта. Стараюсь подходить к любой проблеме дипломатично, и улыбаюсь, ведь именно улыбка является безусловным гарантом разрешения таких ситуаций. Также я пользуюсь правилом – «Никогда не спорь и всегда делай комплимент возражению!»

Расскажите, как вы стали секретарем.
После того, как я получила высшее техническое образование (инженер-механик), мне непросто было найти работу, и я пошла на курсы, чтобы освоить профессию секретарь-референт, и закончила их, кстати, с красным дипломом. Именно эти курсы и определили мою дальнейшую судьбу. После этого мне посчастливилось попасть на работу в Международную Школу Дизайна, где и в жизни, и в работе всегда присутствует творческий дух.

Вы сами получаете какое-нибудь дополнительное образование? Посещаете профессиональные курсы, тренинги?
Да, конечно. Я посещаю различные курсы, связанные как с профессиональной деятельностью, так и тренинги, посвященные усовершенствованию личных качеств, но в основном я занимаюсь самообразованием, читаю дополнительную литературу, касающуюся секретарского дела и делопроизводства. Наша Школа развивается, появляются всё новые и новые возможности для студентов, а вместе со Школой расту и я.

Какие открытия вы сделали для себя за время работы секретарем? Чему научились в профессиональном (и не только!) плане?
Меня работа в первую очередь научила общаться с людьми, и привила много коммуникабельных качеств. В моей деятельности также важен контроль поручений, данных директором сотрудникам Школы и в первую очередь мне, ведь я являюсь неким связующим звеном.
Также я изучила работу за компьютером «от и до», так как каждый день приходится работать с большим документооборотом.

Что для Вас означает бизнес-этикет?
Если вы работаете в коллективе, то любым вашим поведением руководят правила, нарушение которых тотчас замечается. Претворение правил бизнес — этикета в жизнь создаёт линию чёткого функционирования любой фирмы, рождает взаимное уважение и хорошие межчеловеческие отношения и ограничивает неприятные ситуации, которые могут возникнуть во время выполнения ежедневных обязанностей.

Как у вас в компании обстоят дела с дресс-кодом?
Недавно у нас прошла лекция для всех сотрудников на тему «Дресс-код в офисе», которую провела ведущий преподаватель Международной Школы Дизайна. Я хорошо запомнила рекомендации:
1. Ваш внешний вид должен отражать Ваше положение на работе.
2. Всё, что вы носите, говорит о Вас, даже если Вы об этом не догадываетесь.
3. В каждой компании есть свой «код» или стиль одежды, который ожидается и от вас. Все наши сотрудники должны придерживаться выдержанного стиля, и строгой формы одежды, для того, чтобы нас можно было сразу узнать среди посетителей Школы.

Вот мы все о работе да о работе. Расскажите нам о вашей семье, о том, как вы проводите свое свободное время.
У меня замечательная семья, муж и взрослый сын. Я очень люблю путешествовать, встречаться с друзьями. Веду активный образ жизни, люблю заниматься спортом, отдых «на диване» — это не для меня! Иногда, конечно, можно расслабиться, посмотрев интересный фильм или почитав книгу.
Кстати, у меня есть хобби. Я люблю шить и вязать, сама моделирую и шью одежду.

Самые главные три правила, которых вы всегда придерживаетесь в своей работе? Что должен уметь, знать, делать хороший секретарь?
Я считаю, что в первую очередь хороший секретарь должен быть ответственным и аккуратным в выполнении заданий, внимательным и требовательным. А ещё приветливым и доброжелательным, ведь именно я создаю первое впечатление о школе у сотрудников и студентов, когда они приходят к нам. И самое главное — быть именно помощником директора во всех вопросах, касающихся деятельности нашей Школы.

А чему бы Вы начали обучать молодого специалиста, который придет на ваше место?
Я бы научила его деловому этикету, планированию своего рабочего дня и дня руководителя, объяснила, как научиться справляться с большим потоком информации и документов. Что касается коммуникабельности, то я бы рассказала молодому специалисту, как грамотно общаться с людьми по телефону и лично.

А что подсказывает ваш опыт: чего категорически нельзя делать хорошему секретарю? Давайте перечислим эти «нельзя»…
Для меня есть несколько негласных правил:
Не отвлекаться на посторонние телефонные разговоры на рабочем месте.
Не заниматься своей внешностью.
Никогда не опаздывать и делать всё очень быстро, но без паники, ведь от скорости моей работы напрямую зависит работа всей нашей Школы.

Как принято отдыхать в Вашей компании, какие корпоративные мероприятия проводятся, есть ли тим-билдинг, тренинги и т.п? Отвечаете ли за организацию и чем занимаетесь?
У нас редко бывают корпоративы, но есть одна интересная традиция: мы обязательно отмечаем дни рождения всех наших сотрудников, собираемся вместе, поздравляем, дарим подарки, создаем хорошее настроение и доброжелательную атмосферу для именниника. Именно я отвечаю за организацию этих торжеств.

Какие у Вас есть необычные обязанности, и почему так сложилось? (например, готовить сотрудникам еду, забирать детей начальника из сада, быть синхронистом на конференциях и т.д)
Можно сказать, что почти все мои обязанности очень необычные. Я занимаюсь организацией выставок, подготовкой материалов для различных семинаров, например, такого как «Имя цвета: универсальная система NCS», прошедшего 30 мая 2009 года в ЦДХ, организую оформление различных фотовыставок (День открытых дверей, стажировки наших студентов в Англии, Италии), рекламных стендов. Весной этого года у нас проходил конкурс детского рисунка для детей студентов и сотрудников Международной Школы Дизайна, где я принимала активное участие. Авторов лучших работ мы наградили эксклюзивными подарками и вручили именные сертификаты. Также я участвую в подготовке лекций и семинаров по истории стилей, которые проводит в нашей школе известный историк моды и телеведущий Александр Васильев, и, конечно, я с удовольствием слушаю его зажигательные лекции.
Одним из моих первых творческих заданий была координация и организация аукциона работ наших сотрудников и преподавателей: картины, расписная мебель и авторские игрушки и т.д.

А какие у вас планы на будущее?
Я человек творческий и хочу развиваться, планирую в будущем сама обучаться в Международной Школе Дизайна, получить качественное образование, создавать креативные вещи. И кто знает, может быть я стану не последним человеком в мире Дизайна и получу всемирную известность!